CASE HISTORY

OLTRE 5000 EURO ALL’ANNO! La tassa nascosta che stai pagando se stampi ed imbusti la tua posta in ufficio!

Francesco è un Amministratore molto apprezzato. Assieme ad Eleonora e Giulia, sue fidate collaboratrici, gestisce l’amministrazione di 60 Condomini. Le cose da fare quotidianamente, i problemi da risolvere sono tanti, ed il tempo non sembra bastare mai.

Molto spesso Francesco è costretto a rimanere in studio fino a tardi e, quasi sempre, il sabato è un giorno lavorativo a tutti gli effetti! Le richieste di nuovi condomini che vorrebbero passare sotto la sua amministrazione sono sempre più frequenti, ma Francesco ha sempre dovuto, a malincuore, declinare le offerte per non sobbarcarsi di ulteriore lavoro che non avrebbe potuto gestire.

La situazione però lo preoccupava…

Cosa sarebbe successo se per un periodo, per qualsiasi motivo, una delle sue fidate collaboratrici si fosse assentata? Lo studio era già al limite delle possibilità ed un imprevisto del genere sarebbe stato un disastro annunciato!

Francesco rimuginava giorno e notte a questa cosa. Doveva trovare una soluzione. Ma quale?

Da un po’ di tempo, troppo tempo, a causa dei suoi impegni, non riusciva ad incontrarsi con Antonio, suo caro amico e collega che, già 15 anni prima di lui, aveva cominciato la carriera di Amministratore di Condominio.

Avevano un ottimo rapporto: tra loro c’era molto rispetto e Francesco lo considerava in qualche modo il suo “consigliere”.

Antonio gestiva con molta meno “pressione” 20 condomini più di Francesco ed aveva le stesse persone alle sue dipendenze. Era da tempo che Francesco voleva chiedergli un incontro. Una cena al loro ristorante di pesce preferito poteva essere una buona scusa per rivedere il vecchio amico e collega.

Francesco prende coraggio e dopo aver consultato l’agenda, chiama Antonio, che, con grande entusiasmo, gli conferma l’appuntamento per la domenica sera successiva.

La cena fila via liscia, la prima ora passa velocemente fino a che Francesco, senza giri di parole prende coraggio e chiede ad Antonio come riuscisse, a differenza sua, a gestire un numero maggiore di condomini, con lo stesso numero di collaboratori, senza andare mai in crisi.

La risposta di Antonio fu semplice e fulminea:
Dopo un’attenta valutazione aveva eliminato tutte le perdite di tempo legate alla sua attività. Perdite di tempo intese come attività che non portavano valore aggiunto al suo lavoro.

Francesco rimase un po’ perplesso della risposta così rapida e sicura e chiese ad Antonio di fargli qualche esempio.

Antonio cominciò con l’esempio del centralino.

Con l’installazione di una segreteria di ultima generazione e di un numero verde dedicato, aveva ridotto del 50% le telefonate in entrata, il che si traduceva in un risparmio di circa 20 ore al mese di lavoro, dando la stessa qualità di servizio ed in tempi più rapidi!

Antonio subito dopo confessò una cosa a cui Francesco non aveva mai neanche lontanamente pensato…
La cosa che veramente gli stava facendo risparmiare un sacco di tempo, tempo che gli permetteva di gestire più condomini, in maniera migliore e quindi guadagnare di più e senza stress, era stato quello di aver cambiato il modo di gestire le spedizioni della posta!
Antonio rivelò quindi il nome del servizio:

POSTE BUSINESS

A Francesco quel nome non suonò nuovo (difatti aveva ricevuto un sacco di pubblicità e di referenze su di loro, ma per un motivo o per un altro, non aveva mai approfondito) e con impazienza chiese ad Antonio come funzionasse.

Antonio, sorridendo, gli rispose che gli avrebbe spiegato tutto per filo e per segno ma, in cambio, la cena sarebbe stata offerta da Francesco…

Francesco, strizzando l’occhiolino, accettò e tutt’ orecchi si mise in ascolto.

Antonio allora cominciò a spiegare che, da un’analisi approfondita con i suoi collaboratori, era emerso che per spedire la loro posta, impiegavano mediamente 90 minuti ogni giorno.

Questo considerando:

  • La stampa delle comunicazioni
  • L’imbustamento
  • L’etichettatura
  • La preparazione delle ricevute e dei codici a barre
  • La preparazione delle distinte
  • Il tempo passato in posta per spedire

Antonio continuò spiegandogli che da quando aveva cominciato ad utilizzare questo sistema, seppur con iniziale diffidenza, questo “piccolo-grande cambiamento” gli aveva letteralmente fatto guadagnare un dipendente in più con una sostanziale differenza: senza assumere nessuno.

Francesco era incredulo ed incalzava Antonio di domande del tipo se fosse sicuro, se la posta arrivasse veramente a destinazione, quanto costasse far stampare, imbustare, spedire la sua corrispondenza…

Antonio lo fermò subito rispondendogli che la cosa migliore da fare, se davvero avesse voluto risolvere questa situazione, sarebbe stato di contattare il numero di Poste business e fare due chiacchiere con il responsabile.

Gli inviò quindi tramite WhatsApp il numero diretto del Responsabile assicurandosi di chiamarlo l’indomani stesso facendo il suo nome…

Avrebbe avuto un buon trattamento ed un periodo di prova in cui verificare, con tutta tranquillità, come funzionasse il servizio.

Francesco ringraziò Antonio e immediatamente mise la chiamata in agenda per il giorno successivo.
Francesco però era curioso di sapere almeno quanto, a conti fatti, riuscivano a risparmiare affidando a Poste business la gestione completa della posta…

Antonio non si fece pregare, chiese al cameriere carta e penna e iniziò facendo un semplice schema, il cosiddetto “conto della serva”.
Antonio spiegò che i costi della stampa e dell’imbustamento che pagava con Poste business erano inferiori a quelli che affrontava lui stampando in ufficio.

Questo perché, oltre al costo della stampa, della carta e della busta bisognava considerare tutti gli altri aspetti, come:

  • Il noleggio o acquisto delle stampanti
  • L’ assistenza e la manutenzione delle stesse
  • Il magazzino e le scorte (carta e cancelleria)
  • Tempo per gestire tutto questo
  • Gli imprevisti sempre dietro l’ angolo

La stessa cosa valeva per le spedizioni da preparare e da andare a spedire.

  • Attaccare i codici a barre
  • Compilare le distinte, le ricevute di ritorno
  • Acquistare i francobolli
  • Recarsi in posta e fare la coda per ore

Francesco seguiva Antonio nello schema e, al termine del conto spalancò gli occhi per la cifra in difetto che leggeva su quel pezzo di carta:

Il risparmio in termini di tempo e risorse era quantificabile tranquillamente in 500€ mensili OLTRE 5000 EURO OGNI ANNO! Oltre a questo aspetto, che già di per sé era incredibilmente vantaggioso, Antonio svelò al suo amico un altro aspetto che rendeva il servizio di Postalizzazione One-Click di Poste business una vera e propria manna dal cielo:

La possibilità di fatturare al condominio pagando automaticamente dal conto corrente, evitando quindi di anticipare soldi dalla cassa aziendale e di passare ore ad effettuare decine di bonifici.

Antonio, come un bambino, quasi non stava più nella pelle..
L’idea di potersi finalmente liberare di un peso così grande lo aveva reso euforico…
Aveva ancora mille domande sul servizio Poste business ma Antonio lo fermò sorridendo…
Disse che erano sufficienti i segreti che gli aveva svelato ed ora era il momento di terminare di parlare di lavoro!

Suggerì nuovamente di contattarli subito e di richiedere un incontro per verificarne il funzionamento…e poi avrebbe deciso!

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