CASE HISTORY

Come e perché, salvare un’assemblea importantissima, ci ha reso il punto di riferimento degli Amministratori di Condominio di Padova (e non solo)

Caro Amministratore, come ben saprai il tuo lavoro non è affatto semplice. Avere a che fare con centinaia, se non migliaia di famiglie, è una continua attività di mediazione e decisioni. Avvalersi di collaboratori fidati per espletare questa professione è fondamentale altrimenti da soli, non si è in grado di ricordarsi e fare tutto. Se Amministri più di 50 Condomini (ma spesso ne bastano anche meno) saprai benissimo che il telefono del tuo ufficio è sempre “bollente”.

La signora Maria che si lamenta della signora Pina che getta le briciole sul suo terrazzo. Il signor Mario che ti vuol parlare perché a suo avviso, il giardiniere che hai ingaggiato, ha potato male la siepe e gli oleandri. La nuova coppietta appena trasferita che non sa qual è il suo contatore dell’acqua e ha bisogno di un altro paio di chiavi del cancelletto condominiale!

Probabilmente stai sorridendo, perché sai bene che questa è ordinaria amministrazione e, appunto, se vuoi affrontarla, c’è bisogno di tempo e di risorse. Purtroppo (o per fortuna…) siamo esseri umani e, a volte, capita di sbagliare… Certo, chi più e chi meno, ma l’errore può capitare e su una cosa credo che siamo completamente d’accordo: il tuo condominio un errore difficilmente te lo fa “passare”.

Non voglio pensare che tutti i condomìni siano lì ad aspettare il tuo errore, la tua mancanza, la tua dimenticanza… Ma poco ci manca! A tal proposito mii viene in mente l’aneddoto, capitato qualche mese fa, che ha visto come protagonista un affermato Studio di Amministrazione Condominiale.

Il geometra Rossi (nome di fantasia per ovvi motivi di privacy) amministra circa 60 condomini.

Con lui collaborano Elisa, che principalmente si occupa dei rapporti con i condomìni e della segreteria e Giovanni, che assieme al geometra Rossi, è un po’ il “tuttofare” della situazione. Uno dei suoi compiti è anche quello di occuparsi delle spedizioni, in special modo delle convocazioni di assemblea, fondamentali nelle attività a calendario dello studio.

Il periodo è concitato: entro i prossimi 15 giorni sono previste 7 assemblee. 6 ordinarie ed una straordinaria Praticamente 2 a settimana. Un carico di lavoro abbastanza intenso, ma assolutamente fattibile. Tuttavia, in passato avevano affrontato anche settimane molto più intense, riuscendo a portare a termine tutti gli impegni che avevano in programma Quindi come si sul dire… si tratta di NORMALE AMMINISTRAZIONE!

La settimana scorre via veloce e il venerdì mattina arriva in un lampo. Come tutti i venerdì Giovanni di buon mattino, controlla la posta stampata in precedenza da Elisa e si mette, con santa pazienza, a controllarla, piegarla ed imbustarla. Lettera su lettera, attacca il suo bel codice a barre e, come un piccolo amanuense, inizia a scrivere tutte le ricevute di ritorno e per finire prepara la distinta da presentare in ufficio postale. Sa che, nonostante ci si recherà alle 10 del mattino, quest’operazione gli porterà via almeno un paio d’ore, quindi, con l’animo in pace, va avanti con il suo lavoro… Ma ad un certo punto, mentre imbusta la convocazione dell’assemblea straordinaria, convocata per un problema urgentissimo, si rende conto che la data stabilita è soltanto tra 5 giorni! Giovanni salta dalla sedia come se un serpente lo avesse morso all’ improvviso ed incredulo rilegge la data riportata sui fogli. Non aveva letto male, né si era confuso! La data prevista era soltanto tra 5 giorni! In quel preciso momento gli tornavano in mente le parole di Elisa che, già lunedì mattina, lo aveva ripetutamente avvertito che questa settimana avrebbe dovuto recarsi due volte in ufficio postale perché c’era da inviare una convocazione urgente che non poteva aspettare.

Poi, come spesso accade, Giovanni aveva riposto questa notizia nel “dimenticatoio” e, preso da altre 1000 cose da fare, era rimasto con l’idea di recarsi solo il venerdì, come al solito, nel luogo del patibolo: la posta pubblica.

Affannato Giovanni prende il suo smartphone e chiama il geometra Rossi e gli spiega l’accaduto. Il geometra, incredulo, incalza Giovanni chiedendo se ci fosse la possibilità di far consegnare queste raccomandate oggi stesso dalla posta. A qualunque costo. Giovanni, che conosce bene i tempi di arrivo delle raccomandate, risponde subito che la spedizione più celere a disposizione sarebbe arrivata a destinazione (forse) soltanto il lunedì successivo, quindi a solo 2 giorni di distanza dall’ assemblea, che in nessun modo poteva essere spostata.

Il geometra a questo punto, con un misto di rabbia e preoccupazione, ha un’idea: chiede a Giovanni di chiamare lo Studio del dott. Manfrini, che pochissimo tempo fa, ad una riunione dell’Associazione, gli aveva parlato di un servizio postale privato velocissimo, che lo aveva letteralmente salvato da una situazione analoga. Aveva anche da qualche parte il numero di telefono, ma, in preda alla concitazione del momento non riusciva a ricordare dove lo avesse potuto mettere, quindi, contattare il collega Manfrini era la sola soluzione da tentare.

Giovanni con la coda tra le gambe, chiama lo studio del collega e, spiegando loro la situazione, ottiene il numero di telefono di questo fantomatico servizio postale. Senza perdere un secondo compone il numero di telefono. Sono le 9 e 45 e non c’è da perdere neanche un secondo! Dopo due squilli dall’ altre parte del telefono una voce cordiale risponde “Poste business, buongiorno!” Giovanni replica: “Buongiorno, chiamo dallo studio di amministrazioni condominiali Rossi. Mi ha dato il vostro numero lo studio Manfrin..” “Certo, il dott. Manfrin è un nostro affezionato cliente… Come posso aiutarla?” A questo punto Giovanni cerca di spiegare alla voce cortese la situazione:

“So che ancora non siamo vostri clienti, ma avremmo un’urgenza… Abbiamo necessità di spedire delle raccomandate che devono assolutamente arrivare entro oggi a destinazione! Crede che sia possibile?” “Capisco perfettamente la situazione, se mi lascia un suo contatto la faccio richiamare immediatamente dal nostro responsabile, in modo che le saprà dare una risposta sulla fattibilità della cosa.

Dei nuovi clienti se ne occupa solo lui, soprattutto in situazioni così delicate” Giovanni, speranzoso di avere subito un feedback positivo, lascia il numero di telefono a cui poter essere contattato, assicurandosi di essere chiamato il prima possibile.

“Certo, non si preoccupi, in brevissimo tempo verrà ricontattato” -lo rassicura la segretaria. Solo dopo 5 minuti, il telefono di Giovanni squilla: si tratta di un numero di cellulare che non ha in rubrica.

Risponde:” Pronto?” “Pronto, sono Domenico, responsabile di Poste business…

Dalla segreteria mi hanno riferito che ci ha cercato per un problema urgente che avrebbe bisogno di risolvere. Mi dica tutto, come posso aiutarla?”

“Buongiorno, sono Giovanni dello Studio Rossi. Abbiamo ricevuto in passato alcune vostre comunicazioni promozionali, ma per un motivo o per un altro non abbiamo mai avuto modo di approfondire il vostro servizio di spedizione” “Certamente Giovanni, conosco il vostro studio.

Ma mi spieghi, mi accennava la segreteria che avete delle spedizioni veramente urgenti. Di cosa si tratta?”

Giovanni, velocemente e un po’ in imbarazzo, spiega la dimenticanza chiedendo se quelle raccomandate potessero essere consegnate OGGI STESSO A QUALSIASI COSTO. Domenico, prima di dare una risposta definitiva, con professionalità si accerta di alcuni particolari e, dopo alcuni scambi con Giovanni risponde:

“Giovanni, posso aiutarti. Oggi pomeriggio le tue raccomandate andranno in consegna. Tra un’ora, se per te va bene, passo personalmente dallo studio, così ne approfitto anche per darti alcune delucidazioni su come funziona il nostro servizio.”

“Si certo che va bene! E visto che ci sei potresti anche ritirarmi altre buste, che non sono urgentissime ma che comunque dovrei spedire in ufficio postale?”

“Certo che sì! Con noi è l’ufficio postale che viene da te, e non viceversa!”

“Fantastico!” -esclama Giovanni – “Ti aspetto in ufficio! Mi hai veramente salvato!”

Giovanni, entusiasta, chiama il geometra Rossi per avvertirlo che era riuscito a salvare la situazione e che tra un’ora sarebbe arrivato il responsabile di Poste business a ritirare le raccomandate… Come passare dall’ inferno al paradiso, grazie a una semplice telefonata Il tardo pomeriggio stesso Domenico, per tranquillizzare Giovanni e dare garanzia delle tempistiche rispettate al geometra Rossi, invia tramite e-mail un report dettagliato sugli esiti delle consegne. Inoltre, visto la delicatezza della situazione, anche se non richiesto dallo studio, allega alla e-mail le foto delle uniche 2 giacenze lasciate ai condomìni assenti: il servizio giacenza certificata che certifica appunto l’avvenuta immissione in cassetta dell’avviso di giacenza del destinatario della raccomandata. Inutile dire che da allora lo studio del geometra Rossi non ha più fatto a meno del prezioso contributo di Poste business, consigliandolo ad ogni collega che, come lui, utilizza la corrispondenza come importantissimo strumento di lavoro. Cosa sarebbe accaduto SENZA l’intervento di Poste Business?

Giovanni avrebbe perso 2 ore per preparare e spedire la sua posta. Tempo prezioso che avrebbe potuto spendere in cose ben più remunerative.
Le sue raccomandate urgenti sarebbero arrivate in ritardo rispetto ai tempi che l’assemblea richiedeva.
All’ assemblea ci sarebbero stati molti assenti poiché avvertiti fuori tempo massimo.
Qualcuno degli assenti avrebbe fatto invalidare l’assemblea.

Lo studio del geometra Rossi avrebbe perso il condominio e la reputazione (che vale molto di più) grazie ad una semplice dimenticanza… Cosa invece è accaduto CON l’intervento di Poste business?
Giovanni non ha perso neanche un secondo nel preparare e spedire la sua posta. Seduto comodamente dal suo ufficio da adesso in poi grazie al suo Postino Personale invia tutte le sue comunicazioni facendo una semplice telefonata, senza preoccuparsi più di niente!
Le sue raccomandate sono arrivate in tempo. E continuano ad arrivare velocemente grazie al servizio Prime di Poste business!
I condomìni sono felici del nuovo servizio perché grazie alla riconsegna gratuita a domicilio non sono più obbligati a perdere un sacco di tempo in ufficio postale, per ritirare la loro raccomandata.

La reputazione dello Studio è salva.

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